Ein Dokumentenmanagementsystem, in dem alle Unternehmensdokumente abgelegt sind, ist eine sinnvolle Sache.
Die größten Zeiteinsparungen lassen sich erzielen, wenn das Archivieren von Dokumenten möglichst vereinfacht oder gar komplett automatisiert wird.
Archivierung von Office-Dokumenten
Durch die direkte Integration lassen sich Office-Dokumente leicht archivieren. Statt der normalen Speichern-Dialoge zeigt das DMS eigene Dialoge an und fordert ggf. zur Verschlagwortung auf. Dem Anwender entsteht kein merklicher Mehraufwand, während das DMS sicherstellt, dass die Archivierungsvorgaben wie Pflichtfelder und Ordnungshierarchie eingehalten werden.
Archivierung von Ausgangsbelegen
Belege, die in Ihrem Warenwirtschaftssystem erzeugt werden, können vollautomatisch archiviert werden. Dies erfolgt im Falle der myfactory über ein Plugin, welches die Kommunikation zwischen docuvita und myfactory im Hintergrund abwickelt.
Archivierung von Eingangsbelegen
Auch der Aufwand beim Archivieren von Eingangsbelegen lässt sich deutlich reduzieren. Bsp.: bei eigenen Lieferscheinen, die unterschrieben vom Kunden zurückkommen und abgelegt werden sollen. Hierfür wird auf jedem Lieferschein ein Barcode angebracht, anhand dessen jeder Lieferschein eindeutig identifiziert werden kann. Beim Ausdruck des Lieferscheins wird eine elektronische Kopie im DMS abgelegt (s.o.). Wenn der Lieferschein vom Kunden zurückkommt, wird er eingescannt und mit Hilfe des Barcodes vollautomatisch als neue Version des bereits gespeicherten Lieferscheins erkannt und dort abgelegt.